Afin d’assurer le bon fonctionnement du colloque annuel et de garantir sa réputation scientifique, les règles suivantes sont respectées par les organisateurs du Colloque annuel de l’ASRDLF :

• accepter les dates prévues du colloque (avant l’été) et fournir un calendrier transparent des différentes échéances ;
• préparer l’appel à communication en précisant la thématique du colloque et les dates du colloque pour diffusion lors du colloque qui précède
• être présent lors du colloque qui précède pour le passage de témoin entre les équipes organisatrices ;
• mettre en place un site web du colloque un an avant sa tenue ;
• diffuser l’appel à communication au moins 9 mois avant la tenue du colloque;
• former un comité scientifique ayant pour fonction de réaliser la sélection des papiers et de transmettre des remarques aux proposants, en veillant à un équilibre des genres et des disciplines dans sa composition ;
• organiser le processus de sélection des papiers en ligne sur la base de deux rapporteurs par proposition ;
• demander à des collègues d'organiser des sessions thématiques, sur la base d’un appel à proposition de sessions spécialeslargement diffusé. Les propositions de session spéciale font l’objet d’une évaluation par le comité scientifique. Les papiers proposés dans ces sessions sont évalués par la même voie que les autres propositions et leur évaluation relève de la responsabilité du comité scientifique ;
• prévoir, en accord avec le Bureau de l’Association, au moins une conférence invitée avec un chercheur de renom sur le thème du colloque. Si deux conférences sont envisagées, essayer de respecter l’équilibre de genre et si cela s’il prête inviter une ou un chercheur du réseau de l’Association ;
• prévoir une séance plénière autour de la remise et de la présentation du Prix Aydalot ;
• prévoir un moment pour le prix du meilleur papier jeune chercheur ;
• prévoir un temps au cours du Colloque pour l’Assemblée Générale de l’Association ;
• s’assurer que les présidents et rapporteurs éventuels des sessions du colloque possèdent une qualification scientifique (au moins des docteurs) ;
• mettre à la disposition des présidents ou rapporteurs des sessions des documents permettant une première évaluation ex-post des papiers présentés en vue de publications ultérieures et en particulier du numéro spécial de la revue de l’Association, la Revue d’Economie Régionale et Urbaine ;
• organiser un accès internet des papiers présentés lors du colloque et assurer une pérennisation de cet accès sur les années suivantes ;
• aider au financement des déplacements et séjours des jeunes chercheurs ;
• soumettre systématiquement des demandes de subvention aux institutions académiques pour mieux faire connaître le colloque ;
• suivre le guide d’organisation du Colloque fourni avec la charte ;
• assurer la transparence des comptes du colloque en les communiquant au Bureau ;
• réaliser un bilan écrit final (scientifique, moral et financier) du colloque, transmis et présenté devant le bureau et le CA de l’ASRDLF ;
• financer toute publication issue du colloque par les fonds du colloque ;
• organiser les publications issues du colloque en accord avec le bureau de l’ASRDLF et les organisateurs des sessions thématiques ;
• la Présidente ou le Président de l'Association veille à l'application de ces règles de concert avec les organisateurs du colloque.

Paris, le 17 juin 2021
La Présidente Lise Bourdeau-Lepage au nom du Bureau de l’Association

Un guide pratique pour organiser le colloque de l’Association de Science Régionale de Langue Française est disponible ci-dessous au téléchargement. Il constitue un cahier des charges et une boîte à outils pour accompagner les organisateurs, faciliter leur travail et faire en sorte que le colloque soit un succès. La présente édition 2021 est la seconde version du guide. Elle a été rédigée à la suite du colloque d'Avignon en tirant des leçons de cet événement dans un moment très particulier.